Offboarding ist der strukturierte Prozess, mit dem eine Person aus Ihrem MindMeister-Team entfernt wird. Dies ist typischerweise notwendig, wenn ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, ein:e Freelancer:in ihren Auftrag abgeschlossen hat oder ein:e Studierende:r die Einrichtung verlässt. Richtig durchgeführt schützt das Offboarding sensible Daten, stellt Verwendung bestehender Mindmaps sicher und gibt bezahlte Lizenzen zur Wiederverwendung frei.

Diese Anleitung beschreibt den vollständigen Prozess Schritt für Schritt und erklärt, welche Aufgaben Team Admins und Inhaltsmanager:innen jeweils übernehmen müssen.

Was bedeutet Offboarding in MindMeister?

Offboarding bedeutet, dass der Zugriff einer Person auf Mindmaps dauerhaft entfernt oder eingeschränkt wird. Ziel ist es, sowohl die Datensicherheit als auch die Weiterführung aktiver Mindmaps zu gewährleisten. 

Dabei umfasst der Prozess folgende zentrale Maßnahmen:

Der Prozess besteht aus zwei parallelen Bereichen: Während Inhaltsmanager:innen die Übergabe innerhalb einzelner Mindmaps organisieren, übernehmen Team-Admins die übergeordnete Verwaltung auf Teamebene.

Schritt 1: Verantwortung für Mindmaps sicherstellen

In jeder Mindmap gibt es eine einzige Person, die die Mindmap verwalten kann. Wenn diese Person das Unternehmen jedoch verlässt, dann sollten Sie sicherstellen, dass die Mindmap weiterhin für jene Teammitglieder, die die Mindmap brauchen, noch verfügbar bleibt. 

Daher empfehlen wir die Mindmap entweder zu duplizieren oder zu löschen: 

• Duplizieren:
  • Eine Person, die weiterhin im Team arbeiten wird und bereits Zugriff auf die Mindmap hat, kann die Mindmap duplizieren. Wenn eine Mindmap dupliziert wird, dann wird jene Person, die sie dupliziert, automatisch der neue Inhaltsmanager:in und bekommt volle Verwaltungskontrolle über die neue Mindmap.
  • Die Person, die das Unternehmen verlassen wird, kann anschließend optional die Mindmap löschen.
• Löschen: Die Person, die das Unternehmen verlässt, sollte alle Mindmaps löschen, die nicht weiter gebraucht werden. 

Wenn Sie ein Team Admin sind, dann bitten Sie die Person, die das Unternehmen verlässt, alle jene Mindmaps zu löschen, die nicht weiterhin gebraucht werden. 

Schritt 1a: Mindmaps duplizieren bzw. volle Kontrolle über die Mindmap erhalten

Wenn eine Kolleg:in Ihr Unternehmen oder Institution verlässt, dann können Sie einfach die Mindmaps duplizieren, um volle Kontrolle über die Mindmap zu bekommen. 

1. Öffnen Sie MindMeister.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Meine Maps.
3. Klicken Sie auf das Listenansicht-Symbol.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
5. Wählen Sie Duplizieren. 
   
   

Wiederholen Sie Schritt 3 bis 5 für alle Mindmaps, die von jener Person erstellt wurde, die das Unternehmen verlassen wird. 

Schritt 1b: Mindmaps löschen

Wenn Sie die Person sind, die das Unternehmen verlässt, dann können Sie einfach die Mindmaps löschen. 

1. Öffnen Sie MindMeister.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Meine Maps.
3. Klicken Sie auf das Listenansicht-Symbol.
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
5. Wählen Sie In den Papierkorb legen. 
   
   

Wiederholen Sie Schritt 3 bis 5 für alle Mindmaps, die Sie erstellt haben, und die Sie löschen möchten. 

Schritt 2: Team-Admin-Rolle überprüfen und übergeben

Bevor eine Person vollständig aus dem Team entfernt wird, muss sichergestellt sein, dass sie nicht die einzige Person mit der Rolle Team-Admin ist. Die Rolle Team-Admin ist notwendig, um administrative Aufgaben wie Lizenzvergabe oder Teameinstellungen verwalten zu können.

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen und klicken Sie auf „Mein Team“.
2. Suchen Sie in der Übersicht nach der Person, die offgeboardet werden soll.
3. Überprüfen Sie, ob sie derzeit als Team-Admin geführt wird. Überlegen Sie, ob eine andere Person stattdessen zusätzlich die die Team-Admin-Rolle bekommen sollte.
4. Ernennen Sie eine weitere Person zum/zur Team-Admin: Ändern Sie die Team-Rolle von Mitglied auf Admin.
   
   

Bitte beachten Sie, dass es je nach Abo Unterschiede gibt. 

• Business Abo:
  • Bitte beachten Sie, dass das Team mindestens einen Team Admin haben muss. Wenn die ausscheidende Person nicht der einzige Team Admin ist, dann ist Schritt 3 optional.
  • Nur bestehende Team-Admins im Business-Abo können andere Teammitglieder zu Admins befördern.
• Pro and Personal Abo:
  • In diesen Abos ist nur ein Team Admin enthalten.
  • Daher ist es nicht möglich, eine weitere Person zum Team Admin hochzustufen.
  • Daher können Sie alternativ als Workaround, das Konto des ausscheidenden Team-Admins ändern: Ändern Sie in den Kontoeinstellungen einfach Name und E-Mail-Adresse gemeinsam, um das Konto zu ändern und dadurch an jemand anderen zu übergeben.
  • Wenn ihr einziger Team Admin das Unternehmen bereits verlassen hat, und die Zuständigkeit nicht übertragen wurde, dann müssen Sie sich an den Meister Support wenden.
• Basic Abo:
  • Falls Sie ein Basic-Abo haben, dann ist dieser Schritt nicht notwendig bzw. möglich. Es ist nicht möglich, Team-Rollen zu verändern im Basic-Abo. 

Schritt 3: Lizenz entziehen und bei Bedarf neu vergeben

Sobald alle Mindmaps in Schritt 1 dupliziert und/oder gelöscht wurden, kann die kostenpflichtige Lizenz der Person entzogen werden. Dies ist besonders wichtig, um die Lizenz für neue Mitarbeitende verfügbar zu machen.

Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie zu Konto > Mein Team.
2. Suchen Sie die betroffene Person.
3. Ändern Sie die Einstellung von Inhaltsmanager:in auf „Kein Zugriff“
4. Optional: Weisen Sie die frei gewordene Lizenz direkt einer neuen Person zu. Dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
   
   

Was passiert, wenn Sie die Einstellung Kein Zugriff wählen:

• Die Person kann dann nicht mehr auf das jeweilige Tool zugreifen.
• Die Person kann nicht mehr auf Mindmaps zugreifen.
• Die Person behält die Rechte als Inhaltsmanager:in für seine Mindmaps.
• Die Mindmaps sind weiterhin für alle Benutzer:innen, die Zugang hatten, verfügbar.

Schritt 4: Zugriff auf das Team entfernen

Nachdem die Lizenz entzogen und alle Verantwortlichkeiten geklärt wurden, sollte der finale Schritt erfolgen: die vollständige Entfernung der Person aus dem Team.

So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie Konto > Mein Team
• Ändern Sie die Team-Rolle auf Inaktiv oder entfernen Sie die Person ganz aus dem Team. Lernen Sie mehr über den Unterschied zw. Inaktiv bzw. Entfernen. 
  
  

Was passiert, wenn Sie die Einstellung Inaktiv wählen:

• Die Person kann dann nicht mehr auf das jeweilige Tool und seinen Kontobereich zugreifen.
• Die Person kann nicht mehr auf Mindmaps zugreifen.
• Die Person behält die Rechte als Inhaltsmanager:in für ihre Mindmaps.
• Die Mindmaps sind weiterhin für alle Benutzer:innen, die Zugang hatten, verfügbar.

Damit ist das Offboarding abgeschlossen und die betreffende Person hat keinen Zugriff mehr auf Teamprojekte, Inhalte oder Lizenzbereiche.

Was geschieht mit dem Besitz von Mindmaps, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt?

Wenn eine Person aus dem Team entfernt wird – unabhängig davon, ob sie das Team selbst verlässt, entfernt oder deaktiviert wird oder auf „Kein Zugriff“ gesetzt wird – ist es wichtig zu wissen, wer den Besitz der von ihr erstellten Mindmaps behält. Bitte beachten Sie, dass alle Mindmaps im Besitz des Teams sind und bleiben.

Wenn der Inhaltsmanager einer Mindmap das Team verlässt oder aus dem Team entfernt wird:

• Die ausscheidende Person behält keinen Zugriff. Sie verliert den Zugriff auf alle aktiven Mindmaps.
• Die ausscheidende Person behält Zugriff auf alle Mindmaps, die im Papierkorb liegen.
• Der Team-Admin wird automatisch als neue:r Inhaltsmanager:in zur Mindmap zugewiesen.
  • Wenn Ihr Team mehrere Admins hat, wird der nächste verfügbare Admin (in der Reihenfolge seines Beitritts zum Team) als neuer Inhaltsmanager:in (bei privaten Mindmaps sowie Team-Mindmaps) zugewiesen.
• Die Mindmap bleibt für das gesamte verbleibende Team zugänglich. Es kann jedoch keiner in Team die Mindmap verwalten. 

Wenn der Inhaltsmanager auf Inaktiv oder Kein Zugriff gesetzt wurde:

• Die ausscheidende Person behält keinen Zugriff. Sie verliert den Zugriff auf alle Mindmaps.
• Die ausscheidende Person bleibt Inhaltsmanager:in ihrer Mindmaps.
• Die Mindmap bleibt für das gesamte verbleibende Team zugänglich. Es kann jedoch keiner in Team die Mindmap verwalten.